Archivo Institucional celebra su V Aniversario

 

Aymeth Quirós Mora

Archivo Institucional

 

El 27 de octubre, el Archivo Institucional conmemoró cinco años de su creación, con una serie de charlas (sobre Gestión de Documentos, Firma Digital, y Salud y Ambiente) concernientes a los retos que se imponen al quehacer archivístico nacional en el Siglo XXI.

Los participantes tuvieron la oportunidad de conocer las actividades que ha organizado el Archivo Institucional, así como los logros alcanzados durante estos cinco años, entre los cuales podemos citar:

  • Incorporación a la Comisión de Archivos Universitarios (CAU) de CONARE.
  • Conformación del Equipo de Trabajo del Archivo Institucional, con la colaboración de las Archivistas de las Sedes Regionales.
  • Creación del CISED (Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos) de la UTN en 2013.
  • Aprobación e implementación de normativa interna en materia archivística.
  • Participación en actividades a nivel nacional e internacional.
  • Aprobación de Tablas de Plazo de Conservación de Documentos (TPCD), por parte de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED), así como su respectiva autorización para la eliminación de documentos.

Además, este evento fue una gran oportunidad para enriquecer significativamente los conocimientos de administrativos y estudiantes;  ya que se contó con la participación de profesionales de altísimo nivel, como la señora Raquel Umaña Alpízar, experta en auditorías para la Certificación de Sistemas de Gestión para Documentos (ISO 30300/30301), miembro de la Junta Administrativa del Archivo Nacional y de la Red Iberoamericana de Archivos de la Educación Superior,  y actualmente docente en la carrera de Archivística de la UCR;  el señor Alexander Barquero Elizondo, Director de Certificadores de Firma Digital del MICITT el cual tuvo a su cargo la Política de Formatos Oficiales para los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente, y la Directriz para la Masificación de la Implementación y el Uso de la Firma Digital en el Sector Público Costarricense;  y el señor Emmanuel González Alvarado, Decano de la Sede Central, quien cuenta con más de 35 años de experiencia en el campo de la Salud Ocupacional, Calidad y Ambiente.

Doris Aguilar Sancho, directora General de la Administración Universitaria  de la UTN, comparó el Proceso Archivístico con las normas de Calidad de las 5S.

Archivar o gestionar documentos como se dice en el lenguaje archivístico, es como aplicar las herramientas básicas de mejora de calidad;  las 5S, seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke, conceptos de origen japonés que hacen parte integral de los procesos de mejoramiento continuo:

  • seiri                   clasificación y descarte
  • seiton               organización
  • seiso                 limpieza
  • seiketsu                       higiene y visualización
  • shitsuke                        disciplina y compromiso

y en qué se parecen dirían algunos, pues es que cuando uno aprende a gestionar documentos…  empieza a clasificarlos (seiri), los organiza en los archivos (seiton), aprende que se deben mantener limpios (seiso), quita grapas, no hace anotaciones en el documento, no pone macetas encima de los archivos… los acomoda de tal forma que facilite su visualización (seiketsu), tiene que haber disciplina y compromiso para que se mantenga actualizado (shitsuke) y al final del proceso nos devolvemos al seiri…  descartamos con metodología científica los documentos…” indicó Sancho

Para la señora Laura Espinoza Rojas, jefe del Archivo Institucional de la UTN, esta actividad representa el cumplimiento de diferentes metas y objetivos alcanzados, pero también una oportunidad de proyectarse hacia las tendencias futuras en gestión de documentos.