El Sistema Universitario de Gestión Documental (SUGED) responde a la necesidad de establecer un sistema integrado de información y comunicación que garantice el acceso oportuno, transparente y confiable a los datos y la información institucional en el momento en que sean requeridos. Está compuesto por los archivos de gestión, periféricos y especializados.

Archivo Institucional: o bien archivo central, es el ente rector del sistema y ejecutará labores de coordinación de todas las actividades archivísticas que realicen los archivos de gestión, periféricos y especializados.

Archivos de Gestión: también llamados archivos de oficina, son aquellos custodiados generalmente por las secretarias, asistentes administrativas e inclusive otros funcionarios, encargadas de archivar los documentos producidos por cada unidad de la Universidad.

Archivos Periféricos: son archivos centralizados de las Sedes de la Universidad Técnica Nacional, estos archivos tendrán el fin de agrupar todos los documentos producidos por su respectiva Sede, y funcionarán a manera de archivo intermedio entre los archivos de gestión y el archivo institucional.

Archivos Especializados: Son aquellos que manejan un único tipo documental o una función administrativa específica, como por ejemplo archivos de becas estudiantiles, expedientes de personal o de estudiantes.

 

  1. RESEÑA HISTÓRICA

 

Reseña histórica del Archivo Institucional

Se crea la oficina de Archivo Institucional el 16 de octubre del 2012, con el nombramiento de una funcionaria en el puesto.

En el 2013, se inicia con un proceso de valoración, selección y expurgo a nivel institucional, y se coordinan labores con las encargadas de los Archivos Periféricos por lo que se constituye el Equipo de Trabajo del Archivo Institucional. Paralelamente se realizan las gestiones necesarias y se crea el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, conforme a la Ley No.7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento.

Por tanto, el Archivo Institucional ejecuta labores de coordinación y capacitación de todas las actividades archivísticas que realicen los archivos de gestión, periféricos y especializados y vela por la aplicación de políticas archivísticas.

Su función primordial es asesorar al personal que labora en los distintos archivos, ya que se heredaron los diferentes documentos de las instituciones fusionadas que dieron origen a la UTN. La capacitación y asesoría se brinda en todas las sedes universitarias, a saber: Sede Central, Atenas, Pacífico, San Carlos y Guanacaste.

Actualmente laboran en esta área tres funcionarias que ostentan puestos de jefatura, técnico y asistente administrativa, pero no se cuenta con un área de depósito para la custodia de documentos. Al Archivo Institucional le correspondería, además de recibir documentos de las diferentes sedes, reunir los documentos producidos por la Administración Universitaria.

 

Archivos Periféricos

El nuevo Reglamento Orgánico de la universidad, aprobado en julio de 2015, integra lo que eran los archivos periféricos ya que antes dependían administrativamente de las Direcciones Administrativas Financieras de cada sede, sin embargo, esto cambia con el nuevo reglamento y ahora dependen del Archivo Institucional. No obstante, continúan laborando en la sede correspondiente.

 

Reseña histórica del Archivo Periférico en la Sede Central

Anteriormente en el antiguo Colegio Universitario de Alajuela (CUNA) existía un edificio que serviría de Archivo Central, el cual fue manejado por los encargados del área de Biblioteca.

Siendo por Ley 7202 el establecimiento de archivo en las instancias de las instituciones públicas, en la Sede Central de la Universidad Técnica Nacional se nombra formalmente a partir del 02 de enero del 2013, a una funcionaria como encargada del Archivo Periférico de la Sede Central.

Actualmente se trabaja en la elaboración de las Tablas de Plazos de Conservación de documentos del fondo cerrado del antiguo CUNA.

 

Reseña histórica del Archivo Periférico en la Sede del Pacífico

A partir de 1986 el Archivo Nacional comienza a emitir una serie de comunicaciones a las instituciones gubernamentales públicas y privadas sobre la importancia de concentrar en un Archivo Administrativo Central todos aquellos documentos producto del quehacer institucional. 

Por tal razón, el antiguo Colegio Universitario de Puntarenas (CUP), a finales de los años 80, realiza las primeras consultas al Archivo Nacional para obtener información acerca de la conformación del Archivo Administrativo en la Institución.

En 1991 una funcionaria es nombrada como encargada del Archivo Central, contando para ello con su conocimiento y experiencia como oficinista y sin haber recibido capacitación alguna sobre el manejo y organización de archivos.  Para ese tiempo casi todos los documentos generados en las oficinas estaban resguardados en forma desordenada, en un espacio pequeño que más se asemejaba a una bodega.

En noviembre del 2005, se nombra formalmente a una funcionaria, quien recibe capacitación en la Dirección General del Archivo Nacional e inicia el proceso de valoración, selección y eliminación de documentos pertenecientes al antiguo CUP.

 

Reseña histórica del Archivo Periférico en la Sede de Atenas

En la sede de Atenas se nombró el 1º de diciembre del 2012 una persona encargada de Archivo Periférico, la cual inicia funciones propiamente en el Archivo el 19 de enero del 2013, momento en que le es asignado un espacio para dicha labor.

Esta Sede Universitaria heredó la infraestructura y el acervo documental que anteriormente pertenecía a la Escuela Centroamericana de Ganadería (ECAG), la cual fue creada para la enseñanza superior parauniversitaria el 1º de setiembre de 1969.

En el 2014 gracias a una ardua labor, emprendida por la encargada del Archivo Periférico, con la colaboración de todas las unidades de la Universidad, el gran apoyo de la Administración Universitaria, y la asesoría del Archivo Institucional, se logró recopilar y colocar en tablas de plazos de conservación de documentos, casi 40 años de historia, por lo tanto actualmente los documentos que custodia el Archivo Periférico, pertenecen a la antigua ECAG.

 

Reseña histórica del Archivo Periférico en la Sede de Guanacaste

La Sede de Guanacaste heredó la documentación del Colegio Universitario para el Riego y el Desarrollo del Trópico Seco (CURDTS).

A partir de agosto del 2012, se nombró a una encargada del área de archivo en la Sede Guanacaste, en aquel momento sin formación en archivística, ni un espacio adecuado para llevar a cabo las labores archivísticas, sin embargo, desde finales de dicho año, se cuenta con el apoyo y asesoramiento en el área archivística, por parte del Archivo Institucional.

A mediados del 2014 se asignó un espacio en la Finca Tecnológica de San Miguel en Cañas, pero por lo inadecuado del lugar, las condiciones ambientales, gran cantidad de plagas y el difícil acceso a la finca, a finales del mismo año, se realiza el traslado de la documentación que estaba resguardada en la oficina de la Finca, a la oficina del Archivo Periférico en el Edificio Vergel, ubicado en Cañas. Es necesario destacar que esta sede cuenta con cuatro edificios o recintos (Liberia, Cañas y San Miguel) donde se producen y resguardan documentos.

Actualmente el archivo se encuentra ubicado en el edificio administrativo del Compus Corobicí en Cañas, y se trabaja en la elaboración de las Tablas de Plazos de Conservación de documentos.

 

Reseña histórica del Archivo Periférico en la Sede de San Carlos

En la Sede de San Carlos recientemente, el 1 de octubre de 2016, ingresó una funcionaria como encargada del archivo periférico, pese a que no se cuenta con un espacio para la custodia de documentos.  Sin embargo, en algunas oficinas se guardan documentos del antiguo CUNA, ya que fue subsede del mismo. Dichos documentos cuentan con tablas de plazos de conservación de documentos.

 

OBJETIVOS DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL

  • Facilitar una adecuada gestión de la información y tratamiento archivístico a la producción documental de la Universidad Técnica Nacional.
  • Hacer eficaz y eficiente la gestión de documentos.
  • Desarrolla, formula y uniforma los procedimientos y normas archivísticas institucionales para los diferentes tipos documentales que se utilizan.
  • Regular la producción documental por cualquier medio que se emplee.

 

FUNCIONES

  • Centralizar y custodiar el acervo documental producido por los Archivos Periféricos y los Archivos de Gestión.
  • Desarrollar, formular y uniformar los procedimientos y normas archivísticas institucionales para los diferentes tipos documentales que se utilizan, así como regular la producción documental por cualquier medio que se emplee.
  • Asesorar y capacitar en materia archivística a los encargados de Archivos de Gestión, Periféricos y la comunidad universitaria.
  • Coordinar la creación de Archivos Periféricos o Especializados según corresponda.

 

Estructura organizativa

 

Marco normativo de creación del archivo y otra que haya emitido el Archivo

  • Reglamento Sistema Universitario de Gestión Documental (SUGED). Aprobado mediante acuerdo N°95-2014, del 17 de julio del 2014, Acta N°14-2014.
  • Manual de Producción de Documentos (versión 2).  Aprobado en el 2014.
  • Instructivo Básico para la Gestión de Documentos (versión 2). Aprobado en el 2015.

 

Procedimientos

  • Procedimiento para el manejo de consultas y solicitudes en el área de archivo
  • Procedimiento para la solicitud del diseño, elaboración y eliminación de sellos institucionales

 

Servicios que brinda el archivo

  • Orientación a usuarios internos y externos, nacionales e internacionales.
  • Atención de consultas telefónicas y presenciales.
  • Capacitación en elaboración de documentos y gestión de documentos.
  • Reprografía.
  • Asesoría a dependencias universitarias.