Cassius Bastos Luna Cassius y  Gabriel BermúdezRuiz 

Académicos de TCU de la Sede de Guanaste

Académicos del Área de Extensión y Acción Socialde la Sede de Guanacaste desarrollaron una herramienta para el registro, visualización y validación de las actividades académicas y de campo, que los estudiantes de Trabajo Comunal Universitario ejecutan diariamente. 

La herramienta fue construida con el fin de brindar un seguimiento, monitoreo y control detallado de las actividades, tareas y productos que realizan los estudiantes en los diferentes proyectos. A su vez, permite la mejora en el seguimiento de los reportes, evidencias e informes de los mismos, así como hacer estimaciones más precisas en cuanto al logro de los objetivos, el alcance, el tiempo y el costo de los proyectos. 

Desde el año anterior, se gestó la iniciativa para construir la herramienta, realizándose diversas pruebas y análisis que reflejaran la mejor forma de llevarla a cabo.  Sin embargo, a raíz de la situación actual por la pandemia COVID-19, la Universidad Técnica Nacional (UTN) tomó una serie de medidas como la virtualización de las acciones educativas, incluidos aquellos proyectos de Trabajo Comunal Universitario que pudieran implementarse bajo una modalidad a distancia. Por este motivo, el desarrollo y aplicación de la herramienta toma fuerza y relevancia en un contexto histórico que amerita la digitalización de los procesos y prácticas de la Docencia, Investigación y Extensión y Acción Social. Disminuyéndose, el riesgo de contagio en nuestra comunidad universitaria, al evitar el reporte de documentos de manera presencial.

Un conjunto de aplicaciones son las que componen la herramienta.  Sus registros se almacenan en la nube de Google Drive de la Universidad Técnica Nacional y se concatenan en una página web (Google Sites). Incluye formularios (Google Forms), hojas de cálculo (Google Sheets) y tableros de reportes interactivos (Google Data Studio), vinculados entre sí. 

Los datos de entrada son proporcionados por los estudiantes, quienes incluyen la información de sus actividades del proyecto por medio de un formulario de Google Forms, el cual puede completarse en tiempo real y desde cualquier lugar.  Este le permite al estudiante ingresar sus credenciales, la fecha, la hora de inicio y final, así como una breve descripción de cada una de las actividades desarrolladas, además, adjuntar las respectivas evidencias como fotografías, videos y documentos. Este proceso, se puede realizar una vez que se ha ejecutado la actividad de TCU.  

El almacenamiento y gestión de los datos de entrada, se efectúa mediante una hoja de cálculo de Google Sheets (visible únicamente para los académicos a cargo de los proyectos). Esta hoja se programa utilizando fórmulas y scripts de Google Apps Script (GAS), con el objetivo de validar los datos de entrada que el estudiante brinda.  Cuando la información incluida en los reportes no cumple con los criterios establecidos en el Reglamento de TCU, los Fundamentos Conceptuales y Metodológicos y otras normas y prácticas aplicables al programa, el académico puede justificar las razones de rechazo del registro, en un espacio destinado a observaciones.

La hoja de cálculo posee otros datos de entrada que provienen del Calendario Institucional, el programa del proyecto, así como los datos del estudiante y del socio de la comunidad donde se desarrolla el producto de TCU.

También, el estudiante tiene acceso al módulo de informes generados desde Google Data Studio, que presenta una serie de reportes interactivos, por medio de los cuales, el estudiante puede visualizar el histórico de reporte de actividades individuales, indicadores de avance mensual y el total de horas desglosadas en labores académicas y de trabajo con la comunidad. Además, como se mencionó anteriormente, el acceso al registro de reportes con las observaciones emitidas por el académico.

Finalmente, el módulo para los académicos permite generar una serie de indicadores de seguimiento y monitoreo por proyecto, por grupo de TCU, por estudiante y por socio comunitario, información vital para la toma de decisiones.

Los productos finales que genera esta herramienta, además de los descritos anteriormente, son: la formalización de la bitácora de actividades y de la boleta de conclusión del TCU en caso de que el estudiante apruebe.  En este proceso, se genera un documento en formato PDF con firma Digital del académico y del Director de Área de Extensión y Acción Social que dan fe de la finalización satisfactoria del TCU. 

Entre las ventajas que genera el uso de esta herramienta, están: la reducción del consumo de papel a un máximo de tres hojas por expediente estudiantil de TCU. Anteriormente, un expediente requería entre cinco a diez hojas para registrar las actividades desarrolladas; además, se eliminan los problemas de tachones, boletas arrugadas y otras experiencias al momento de transcribir las horas de TCU.  Adicionalmente, el estudiante también se ahorra el tiempo y los costos de transporte asociados a la entrega de los avances de documentación de manera presencial.  En la actualidad, debido a la situación por el COVID-19, reduce el riesgo de contacto entre burbujas sociales.  Finalmente, se fomenta la agilización de trámites y la transparencia en el manejo de la información entre el socio comunitario, el estudiante y la Universidad. 

Para los estudiantes que han cursado el TCU, utilizar la herramienta ha sido una muy buena experiencia. 

La estudiante Carolina Romero, indicó que la página tiene una muy buena interfaz y su uso es muy simple.

Por su parte, la estudiante Evelyn Mora, manifestó que el sistema es muy personalizado y eso hace que los márgenes de error sean pocos y así el profesor puede darse cuenta cuando algo no está bien. 

De la misma forma, la estudiante Nicole González, considera que las bitácoras agilizan el proceso, ya que “se llenan de manera rápida y corta, con su orden respectivo, y a la hora de agregar evidencias se realiza de manera muy sencilla”.

Los estudiantes afirman que uno de los aspectos más relevantes de la herramienta es la generación de los informes, ya que como lo menciona Nicole González: “nos permite llevar el control de las horas que se van realizando, las que hacen falta y si está bien o no lo avanzado en dicho trabajo comunal”.

Teniendo presente los excelentes resultados alcanzados con la población de la Sede de Guanacaste, la intención es que la herramienta pueda ser adaptada para su implementación en todas las Sedes de la Universidad.