Aliana Gómez Arias,
Encargada del Archivo Periférico, Sede Central, UTN
El pasado 09 de junio de 2022, el Archivo Institucional de la Universidad Técnica Nacional, celebró de manera presencial, el Día Internacional de los Archivos, después de más de 2 años de no hacerlo por motivo de la pandemia por COVID-19.
Esta actividad, que se llevó a cabo en el Auditorio de la Administración Universitaria, trató temas de gran auge y de relevancia como la digitalización de documentos y la ciberseguridad.
La primera charla fue impartida por el señor Luis Carlo Rojas Mora, funcionario de La Dirección General del Archivo Nacional, quien expuso el tema “Normas Técnicas de Digitalización”. Rojas detalló lo indicado en las normas técnicas en materia de digitalización publicadas por el Archivo Nacional en el año 2021 y además, describió las etapas para realizar de manera correcta el proceso de digitalización de documentos, las cuales son: definir el objetivo, establecer protocolos, crear mecanismos de control, prever la generación e incorporación de metadatos, normalizar nomenclaturas, anticipar necesidades de almacenamiento y definir mecanismos de respaldo.
Seguidamente, el señor José Pablo Calvo Suárez, funcionario de IBM Costa Rica, expuso el tema “Todos necesitamos de un hacker”, en el que pormenorizó diferentes aspectos tales como: la evolución de los ataques cibernéticos; el significado de la confidencialidad, la integridad, la autenticidad, disponibilidad y el no repudio, los cuales son elementos de la seguridad de la información. También, explicó los diferentes tipos de ataques y las medidas preventivas en cada uno de los casos.
Finalmente, se brindó una demostración de los tipos de escáner requeridos en el proceso de digitalización, a cargo del señor Carlos Monterrey, funcionario de Grupo PBS. Monterrey explicó el proceso de los servicios digitales en medio de esta nueva normalidad e hizo énfasis en tener claros los objetivos del porqué se desea pasar del entorno papel al entorno digital. Además, evacuó las dudas de las personas asistentes que actualmente están en proceso de digitalizar los documentos que producen.
La digitalización y la ciberseguridad, son temas que nos competen a todos como institución y es necesario tener claro, que ambos procesos van de la mano y son la clave en esta nueva era digital. Además, la digitalización ofrece muchas ventajas, pero se debe tener cuidado con el manejo de la información en medios electrónicos y es necesario tener conocimientos base de cómo proteger la información y evitar ser víctimas de ataques.