- Plan piloto ya se encuentra en marcha y la herramienta será implementada para todas las personas estudiantes y académicas a partir del I cuatrimestre de 2027
Angie Villalobos Cascante
Coordinadora Eje de Acción Social
La Universidad Técnica Nacional (UTN) continúa avanzando en la modernización de sus procesos académicos con la incorporación de una bitácora electrónica para el Trabajo Comunal Universitario (TCU), una nueva funcionalidad integrada al Sistema de Gestión Universitaria (SIGU) que permitirá digitalizar el registro, seguimiento y aprobación de las horas realizadas por las personas estudiantes.
Como parte de este proceso, la UTN ya inició un plan piloto de la bitácora electrónica, en el que participan personas estudiantes y académicas con el propósito de validar el funcionamiento de la herramienta, identificar oportunidades de mejora y fortalecer el proceso antes de su implementación institucional.
Una vez concluida esta etapa piloto, la bitácora electrónica será implementada para todas las personas estudiantes y académicas vinculadas con el TCU a partir del I cuatrimestre de 2027.
Una nueva forma de gestionar las horas de TCU
Con esta herramienta, las personas estudiantes podrán registrar digitalmente las actividades y horas realizadas durante el desarrollo de su Trabajo Comunal Universitario. A su vez, las personas académicas responsables de los proyectos podrán ingresar al sistema para revisar, dar seguimiento y aprobar los registros de las bitácoras, facilitando el acompañamiento y control del proceso.
La incorporación de esta funcionalidad permitirá sustituir procesos que anteriormente se desarrollaban de manera manual, favoreciendo una gestión más ágil y ordenada de la información.
Entre los principales beneficios de esta digitalización se encuentran la generación de un historial institucional de las actividades realizadas por cada estudiante, la consolidación de información para la gestión del TCU, la agilización de los procesos de revisión y aprobación, así como una mayor facilidad para consultar, dar seguimiento y resguardar la información.
De esta manera, la bitácora electrónica no solo constituye una herramienta tecnológica, sino también un paso hacia la estandarización y modernización de los procesos asociados al Trabajo Comunal Universitario.
Un trabajo conjunto para fortalecer la gestión del TCU
El desarrollo de esta nueva funcionalidad ha sido posible gracias al trabajo articulado entre la Coordinación de Acción Social de la Vicerrectoría de Extensión y Acción Social y el Área de Gestión de Proyectos – Desarrollo de Tecnologías de la Información de la Dirección de Gestión de Tecnologías de la Información.
Esta coordinación entre áreas permitió trasladar al sistema institucional un proceso que históricamente se realizaba de manera manual, generando nuevas posibilidades para mejorar la eficiencia, trazabilidad y organización de la información relacionada con el TCU.
Para la Coordinación de Trabajo Comunal Universitario, la implementación de la bitácora electrónica representa un avance significativo dentro de la estrategia de mejoramiento continuo de los procesos académicos y administrativos, al incorporar herramientas que facilitan la gestión tanto para las personas estudiantes como para quienes tienen a su cargo el acompañamiento académico de los proyectos.
Reconocimiento al trabajo colaborativo
La puesta en marcha de este módulo ha sido posible gracias al compromiso y colaboración del equipo de la Dirección de Gestión de Tecnologías de la Información.
En este proceso, la Coordinación de Trabajo Comunal Universitario reconoce especialmente el aporte de David Villalobos Cambronero, por su liderazgo, apertura y acompañamiento durante el desarrollo de la iniciativa, así como de la programadora Jazmín Brenes Bravo, responsable de la implementación tecnológica del sistema, cuyo trabajo ha sido fundamental para convertir esta propuesta en una herramienta al servicio de la comunidad universitaria.
La transformación digital del TCU continuará
La bitácora electrónica constituye una primera etapa dentro de un proceso más amplio de digitalización del Trabajo Comunal Universitario, que continuará durante 2027 con el desarrollo de nuevas funcionalidades en el sistema SIGU.
Entre ellas se contempla un módulo que permitirá a las personas estudiantes elaborar y presentar digitalmente su plan de trabajo, para su posterior revisión y aprobación por parte de las personas académicas responsables del proyecto.
Asimismo, se proyecta el desarrollo de un módulo para el informe final del Trabajo Comunal Universitario, mediante el cual las personas estudiantes podrán elaborar y presentar electrónicamente el informe de cierre una vez finalizadas sus actividades. Esto permitirá facilitar la revisión académica y avanzar en la construcción de un expediente digital asociado al proceso de cada estudiante.
Con estas acciones, la UTN fortalece progresivamente la gestión del Trabajo Comunal Universitario y avanza hacia procesos más integrados, eficientes y accesibles.
La implementación de la bitácora electrónica y las nuevas herramientas previstas para SIGU reflejan el compromiso institucional con la innovación, la transformación digital y la mejora continua, incorporando soluciones tecnológicas que faciliten la labor de las personas estudiantes y académicas y contribuyan al fortalecimiento de la vinculación de la Universidad con las comunidades y sus socios.